打ち合わせには必ず議事録を取ることの大切さ

必ず打ち合わせのメモを取ろう!

インテリアコーディネーターの仕事をしていくうえで
私が心がけていることは沢山ありますが、
一番大切にしているのは

「議事録を取る」

ということがあります。
この議事録の大切さ、意味、取り方のコツなどを 今日は述べていきたいと思います。

 

お客様や 業者様、 社内の打ち合わせ、
ICには 打ち合わせ というものが毎日常時付きまといます。

打ち合わせしている時間ばかりが長すぎるのは実は仕事として良くないと思うのですが、
(それより 提案やデザインワークに時間をきちんと割いたほうがいい)

どうしても お客様相手の打ち合わせですと、時間が長引くことが多くなります。
その際に

何が議題で、結果、結論として何が決まったか

というものを明確に記すのが 議事録です。

え?ちゃんと私は自分の手帳にメモ取っているから。

という方もいらっしゃいますが 個人のメモでは意味がないのです。

私は、議事録を取ったあとには 最後、そこに書いてある内容をご一緒に復唱読み上げて、お客様のサインまでもらいます。

お客様も読み上げている時点で

「あら? フローリングは結局 1Fも2Fもこの色にしたんじゃなかったかしら?」

と勘違いされているケースが見つかり、その場で再確認することができます。

「いえいえ、1Fは薄い色の方にすることに最後なりましたよ?」

「そうか、そうだったわね」

ってな感じです。

これが、そのまま 気付かずにプロジェクトが進むと 間違ったものが現場で施工され、「言った、言わない」という 悲しいもめごとに発展する危険性があるのです。

もちろん、打ち合わせの後にプレゼンボードや書類で再確認するチャンスに
その間違いに気づくこともあると思いますが、

リフォームなどスピード勝負の仕事だと
打ち合わせの後に すぐ発注⇒手配、施工という流れになりますので
打ち合わせの際に何が結論だったか、ということがとても重要になるのです。

よく議事録に

「決まったこと、結果の品番だけ 記す」という取り方をする方もいますが、

私はお客様が迷っている過程も記述するようにしています。

最初 Aにするつもりだった ⇒ Bに変えた ⇒ これこれ こういう理由でCになった

というドラマのあらすじが大切だと思っています。

なぜなら、 どうしてこの品物が最終決定になったのか、という事柄に
その理由がきちんと紐づけられていると、とてもリアルで確実なものになるからです。

また、自分の手帳にメモを取り、後でWORD文書などで綺麗に議事録として清書して渡す、というやり方をする方もいますが、これも私はあまり好きではありません。

時間と手間がかかる割に、 打ち合わせの時に流れていた空気、というものが 機械的な清書された文書になったとたん、かき消されてしまうからです。

行間のニュアンスが消える・・・と言う感じでしょうか。

よって ベストなのが 手書きの議事録で複写式の紙に書くこと。

その場で渡す、ということ、です。

ビジネスはスピード勝負です。後日清書して送るというのはスピードが鈍り手間もかかるのでお勧めしません。

 

また、プロジェクト内の関係者が多数出席する ビジネスチックな打ち合わせでは、
打ち合わせしながら 議事録をリアルタイムに カタカタPCで打ち込み、文書を作り、
その場で居合わせたメンバー全員に文書添付で一斉メール送信、終了!
というケースも最近多くなりました。

これだと 後から送る、とかコピー取って渡す、という泥臭いことは不要になります。

議事録一つとっても いろんな工夫があります。
自分の仕事の内容と照らし合わせて、その都度 ベストな議事録のとり方というのは
変わってくるとは思います。

私も試行錯誤を繰り返しながら、今のスタイルに落ち着きました。

手書きの議事録。それは とても大切な書類なので、無くさないようにすぐにスキャナー取ってプロジェクト関係者が誰でも見れる場所にデータ保存しておきます。

私は今まで幸い、深刻なトラブルはなかったのですが、
他の同僚のICが お客様とクレームになったときに
議事録が残っていたので 助かった・・・・という話を何度か聞いたことがあります。

お互いに不愉快な思いをしないためにも きちんと確認しながら文書を残す。
ICの大切な業務だと私は思っています。

 

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